7月24日（日）下午，面向本年度10月份赴九州大学留学新生的座谈会&赴日前壮行会于事务所内举办。来自全国各地校友及学生25人参加了本次座谈会。其中，国家公派留学项目学生及自费留学生17人。事务所员工，宋敏所长外，薛冰，杨华、杨朔，刘风琴，4名校友也应邀出席了本次座谈会。
座谈会上，首先请宋敏所长结合自己的经验体会，从如何适应在日生活，如何做研究，做论文，到不同文化背景下如何处理与导师及研究室前辈们的人际关系等各个方面，给同学们提出了众多建议。并提请同学们，一定时刻记住自己出国留学的真正使命和目的，做好规划，认真学习高质量完成学业的同时，在国际大环境下尽量提高自己各方面的能力。随后，4位前辈及所有与会同学们做了自我介绍，互相交换联系方式等。前辈们结合自身在日留学经验，重点介绍了不同教育模式下，中国留学生要如何快速适应留学生活进入角色；根据同学们的专业分别介绍如何做研究，实验设施的使用注意事项，以及如何顺利发表论文，处理好跟导师的关系等。
事务所员工详细介绍了学校及所在地福冈的地理位置、气候特征，特别强调了福冈这座城市的安全和舒适度问题。此外，就办理签证及申请宿舍的注意事项，赴日前必备物品的准备及到福冈后的学习及日常生活上的细节等方面进行了介绍。
自由交流时段，同学们积极同4位前辈及事务所工作人员交流，表示对即将迎来的赴日留学充满信心，一定做好留学规划，提高科研能力的同时一定借留学期间学好日语，开阔眼界，锻炼和提高自己的综合能力。
